Vendas & Leads

Avançado

Fazer orçamentos com IA, do pedido do cliente ao rascunho revisto

O pedido chega por email, PDF ou WhatsApp. A IA extrai os itens e as quantidades, aplica a tabela de preços da empresa e deixa o rascunho no ERP. Uma pessoa revê e envia.

Tempo de implementação

3-6 semanas

Custo estimado

€40-150 / mês

Ferramentas

5 na stack

Stack tecnológico

Construído com ferramentas que já usa

N8N

Modelo de IA com leitura de PDF (GPT ou Claude)

Base de preços (Supabase ou Google Sheets)

ERP ou faturação (PHC, Primavera, Sage)

Gmail ou WhatsApp

O problema

O pedido de orçamento espera dias por alguém com tempo para o fazer.

Um orçamento feito à mão tem sempre os mesmos passos: abrir o pedido, contar quantidades, procurar preços na tabela ou em orçamentos antigos, montar o documento no programa de faturação e enviar. Numa empresa de construção, numa serralharia ou numa oficina, quem sabe fazer isto é normalmente a mesma pessoa que está em obra, na produção ou ao balcão.

Os pedidos acumulam, e o cliente pediu o mesmo a outras empresas. A parte que exige conhecimento do negócio é pequena: decidir a margem e rever o que sai do normal. O resto é recolha e cópia de dados, que é o que se passa para automação. Quando o orçamento tem de sair do ERP da empresa, é a integração com os sistemas que decide o prazo do projeto.

O fluxo

Como funciona, passo a passo

01

O pedido chega por email, formulário ou WhatsApp

Com anexos: PDF, fotografia, mapa de quantidades em Excel ou caderno de encargos.

02

O pedido recebe um número

Fica registado com cliente, data e origem, antes de qualquer outro passo.

03

A IA extrai itens e quantidades

Lê o texto e os anexos e devolve uma lista estruturada, com o que ficou por esclarecer assinalado.

04

Os itens são cruzados com a tabela de preços

Preço de tabela ou do histórico, com a margem definida pela empresa por tipo de cliente ou de trabalho.

05

O rascunho fica no ERP para revisão

Uma pessoa confirma, ajusta e envia. Nada sai para o cliente sem essa revisão.

06

Seguimento automático

Lembrete ao cliente depois dos dias definidos, que para quando ele responde.

Walkthrough

A construção em detalhe

01

Um número para cada pedido, desde a entrada

É o que liga o orçamento ao seguimento, à adjudicação e, mais tarde, às faturas do trabalho. Sem número, o pedido que chegou por email e o que chegou por WhatsApp sobre o mesmo trabalho viram dois orçamentos, e ninguém consegue medir quantos orçamentos a empresa ganha.

02

Ler o pedido, incluindo os anexos

Um modelo de IA com leitura de documentos extrai itens, quantidades e unidades de um PDF, de uma fotografia ou de uma folha de Excel. Duas verificações evitam a maior parte dos erros: somar as quantidades extraídas e comparar com o total do documento, quando existe, e transformar em pergunta ao cliente tudo o que o pedido não diz (medida em falta, acabamento, prazo), em vez de deixar a IA assumir.

03

O pedido descreve sistemas, a tabela tem artigos

É a armadilha que mais pesa em construção e instalações. O caderno de encargos pede "parede em gesso cartonado com duas placas e isolamento, 120 m²", e a tabela de preços tem placa, perfil, parafuso, lã mineral e mão de obra. Antes de automatizar é preciso uma tabela de composição: cada sistema, os artigos que o formam e as quantidades por metro. É trabalho de alguém da empresa, não da IA, e faz-se uma vez.

04

Sem histórico de preços, a estimativa não tem base

A IA não sabe quanto a empresa cobra. Se os preços vivem na cabeça de quem orçamenta ou espalhados por orçamentos antigos em PDF, o primeiro passo é juntá-los numa tabela, e os orçamentos e faturas dos últimos 12 a 24 meses costumam chegar. A própria IA ajuda a extraí-los. Quando um item não tem preço conhecido, o rascunho deixa-o em branco e assinalado, e nunca inventa um valor.

05

Entrar no ERP

O orçamento deve nascer no programa onde a empresa já trabalha, para ter numeração, cliente e artigos certos. Os programas em cloud costumam ter API. Os instalados no computador da empresa, como muitas versões do PHC, do Primavera ou do Sage, podem não ter, e aí a integração faz-se pela base de dados ou por ficheiro de importação. É a pergunta que decide o prazo, e responde-se na primeira reunião.

06

Pré-orçamento e orçamento final

Em trabalhos repetidos (a mesma reparação, o mesmo produto com medidas diferentes) o rascunho pode sair completo e a revisão é curta. Em trabalhos à medida, a IA entrega um ponto de partida com quantidades e preços base, e a margem, os riscos e as exclusões continuam a ser decisão de quem conhece o trabalho. A revisão humana é um passo do fluxo, não uma opção.

Resultados esperados

O que este caso entrega

Pedidos registados e numerados, qualquer que seja o canal, o que permite medir quantos orçamentos se ganham

Quem orçamenta revê um rascunho em vez de o montar do zero

Preços aplicados sempre a partir da mesma tabela e com a mesma margem

Seguimento dos orçamentos enviados sem depender da memória de ninguém

Blueprint e vídeo em preparação

Estamos a preparar o ficheiro .json importável no N8N e o tutorial em vídeo. Quer já este caso na sua empresa? Agende uma chamada.

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